Alertes et notifications
Soyez prévenu dès qu'un projet dévie de sa trajectoire, sur Slack, par e-mail ou dans l'application.
Les alertes sont des règles qui surveillent les signaux de santé de vos modules et se déclenchent quand quelque chose franchit une limite que vous fixez : confiance en baisse, travail qui stagne, santé du périmètre qui se dégrade, éléments bloqués qui s'accumulent. Chaque règle prévient dans la cloche de notifications de l'app et peut aussi publier dans Slack ou envoyer un e-mail. Les administrateurs configurent des règles pour toute l'entreprise ; les chefs de projet et les administrateurs peuvent ajouter des règles personnelles qui n'atteignent qu'eux-mêmes. Chacun voit dans la cloche les alertes qu'il a le droit de voir.
Ce que surveillent les alertes
Plutôt que de penser à consulter chaque module, vous définissez les règles une fois et laissez Firebeam surveiller pour vous. Firebeam évalue automatiquement chaque règle active une fois par jour, et vous pouvez lancer une vérification à la demande à tout moment. Quand une règle se déclenche, elle enregistre un événement dans l'application et, selon la règle, publie sur Slack ou envoie un e-mail. Les alertes sont des signaux en lecture seule : elles ne modifient jamais vos données.
Déclencheurs, module par module
Chaque module expose les signaux sur lesquels il peut agir. Promise : une confiance passant sous un seuil, un engagement passant sous son propre seuil d'alerte, ou un jalon dépassant sa date cible. FlowLens : une politique SLA dépassée, une limite WIP franchie, du travail figé en cours depuis trop longtemps, ou des éléments bloqués au-delà d'un certain nombre. ScopeGuard : une santé de périmètre sous un seuil, ou trop de changements de périmètre sur une fenêtre donnée. Retrospective AI : des actions non résolues plus anciennes qu'un âge défini. Stakemaster, Together et UserLens n'ont pas encore de déclencheurs : ils figurent dans la liste mais restent vides jusqu'à la sortie des leurs.
Créer une règle
Dans Paramètres, Alertes, choisissez le module et le déclencheur, puis réglez les paramètres : un seuil en pourcentage (pour la confiance et la santé du périmètre), un nombre (éléments bloqués, changements de périmètre) et/ou une fenêtre en jours (travail qui stagne, actions non résolues). Des valeurs par défaut raisonnables sont préremplies. Choisissez qui la reçoit (les administrateurs choisissent toute l'entreprise ou eux seuls ; les autres créent des règles personnelles), quel projet elle surveille (qui n'a accès qu'à certains projets en choisit un des siens) et comment elle est livrée : la cloche uniquement, Slack ou e-mail.
La cloche de notifications
Chaque alerte déclenchée arrive dans la cloche de notifications de la barre du haut, avec un badge de non-lus. Le statut de lecture est personnel : marquer une alerte comme lue la retire pour vous, pas pour vos collègues. Vous ne voyez que les alertes que vous avez le droit de voir : vos règles personnelles, les alertes sur les projets que vous pouvez ouvrir et, si vous avez accès à tous les projets, les alertes de tout l'espace de travail. Une même situation est répétée au plus une fois par semaine, afin qu'un problème persistant n'inonde jamais le fil.
Diffusion sur Slack et par e-mail
Pour une livraison dans Slack, envoyez l'alerte dans un canal de votre espace Slack connecté, ou à vous-même en message direct de l'app Firebeam ; elle arrive sous la forme d'un court message '[Firebeam Alert]'. Pour l'e-mail, épinglez une adresse précise sur la règle, ou laissez-la ouverte pour qu'elle atteigne toutes les personnes ayant activé l'e-mail dans leurs préférences de notification et autorisées à voir l'alerte. La livraison dans Slack nécessite l'intégration Slack connectée.
Tester et ajuster
Le bouton Tester les alertes maintenant évalue immédiatement chaque règle et affiche un diagnostic ligne par ligne : quelles règles se déclencheraient et, pour les autres, exactement pourquoi non (« OK : 2 éléments bloqués, sous le seuil de 3 »). C'est une vraie évaluation : une règle qui correspond vous notifiera réellement. Chaque règle dispose d'un interrupteur marche/arrêt et peut être modifiée ou supprimée ; les règles inactives sont conservées mais ne se déclenchent jamais.
Préférences d'e-mail par utilisateur
Les e-mails d'alerte sont sur abonnement, personne par personne. Dans Paramètres, Préférences de notification, chaque utilisateur active l'e-mail pour les types d'alertes qui comptent pour lui : baisse de confiance, violation de SLA, santé du périmètre et WIP dépassé. Quand une règle diffuse par e-mail sans adresse épinglée, elle atteint exactement les personnes qui s'y sont abonnées. Ces réglages n'affectent jamais la cloche dans l'application.
Articulation avec le SLA et le WIP de FlowLens
Les déclencheurs violation de SLA et WIP dépassé lisent les politiques de flux que vous définissez dans FlowLens. Définissez donc ces politiques d'abord (voir FlowLens, Politiques). Les bannières de la page FlowLens et ces alertes sont liées mais évaluées séparément : la bannière est un avertissement en direct dans la page, tandis que l'alerte est ce qui vous atteint sur Slack, par e-mail ou dans la cloche quand vous ne regardez pas la page.
Règles d'entreprise et règles personnelles
Les administrateurs configurent des règles d'entreprise, qui se déclenchent pour tout l'espace de travail. Les chefs de projet et les administrateurs peuvent aussi ajouter des règles personnelles, qui ne s'adressent qu'à eux. Chaque règle de la liste porte un badge Entreprise ou Personnelle, et vous ne pouvez modifier que les règles qui vous sont permises : les administrateurs celles de l'entreprise, chacun ses propres règles personnelles.
Qui voit quelles alertes
Chacun voit les alertes auxquelles il a droit, et l'état de lecture est personnel : marquer une alerte comme lue la fait disparaître pour vous, pas pour vos collègues. Une alerte concernant un projet est visible par les personnes qui ont accès à ce projet ; une alerte issue d'une règle personnelle, par son seul propriétaire ; une alerte d'espace de travail sans projet, par les administrateurs et les membres ayant accès à tous les projets. Les e-mails suivent la même règle.
Plusieurs projets dans une même règle
Une règle peut surveiller tous les projets ensemble, ou autant de projets choisis que vous le souhaitez. Avec des projets choisis, chacun est vérifié séparément et l'alerte commence par son nom, par exemple « Atlas Mobile : 4 éléments bloqués en cours ». Les membres limités à certains projets doivent en choisir au moins un parmi les leurs.
Messages directs dans Slack
Au lieu d'un canal, une règle peut vous envoyer ses alertes en message direct depuis l'app Firebeam. Choisissez Slack, puis Moi, en message direct : Firebeam retrouve votre compte Slack grâce à votre e-mail de connexion, ou vous laisse vous sélectionner si les adresses diffèrent.
L'historique des alertes
La cloche de notifications affiche les 20 dernières alertes ; Voir toutes les alertes, en bas, ouvre la page Alertes avec tout ce que vous pouvez voir, des plus récentes aux plus anciennes. Filtrez par module, marquez tout comme lu et utilisez Afficher plus pour charger les alertes plus anciennes.